五个“为什么”分析法,帮你找到效率低下的根本原因

时间:2022-01-13 17:11:02 来源: 36氪


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编者按:编者按:五个为什么分析法又称五问法、为什么—为什么分析法,是一种诊断性技术,用于探究造成特定问题的因果关系。由日本企业家、丰田公司创始人丰田佐吉提出,我们也可以利用这种方法,来探究我们效率低下的根本原因。本文来自编译。

我们都在努力提高工作效率。但是,这是否意味着在要在黎明时分起床进行锻炼,并在开始工作之前挤出3个小时来做你的副业?

肯定不是。至少不是每个人都能做到。

更高的生产力意味着更加明智地花时间,意味着你可以在更短的时间内完成更多的工作,并处理更重要的项目......而不是在不重要的、耗时的任务上花费过多时间。

高生产力也意味着你完成了任务,没有什么比从你的to-do list上划掉一些东西的感觉更好了!当然,高生产力也意味着你可以花更多的时间做你喜欢的事情:比如花时间和家人朋友在一起,培养个人爱好,或者在事业上更进一步。

当你的效率急剧下降时,会增加压力和焦虑,因为你没有足够的时间来完成你的目标和做对你真正重要的事情。了解你的生产力为什么会下降,能帮助你回到正轨。

什么是 “五个为什么”分析法,能如何帮助你?

“五个为什么” 是由汽车制造商丰田工业公司的创始人丰田佐吉在1930年开发的。这个想法很简单:问五次 “为什么”,直到你找到问题的根本原因。这与一个孩子不断重复 “为什么 ”而让父母生气没有什么不同......但能够带来好处可能是变革性的!

五个为什么的目标是更快地找到问题的根源,并深入研究对策。

解决方案解决的是症状,而且可能是短期的修复;而对策则是对问题的预防性回应,确保问题长期不复发。

如何实施 “五个为什么”方法,找到你的生产力问题的根本原因 第一步:定义问题

你的目标是找到你生产力问题的根源。

你的出发点是定义问题:“我总是很忙,但我不觉得我花时间有什么效率”。

第二步:问五次“为什么”.

把你刚才定义的问题重新表述为 “为什么”的问题。

为什么#1:为什么我总是很忙,但我不觉得我的时间很高效?"

答案:因为我很容易被电子邮件分心。

为什么#2: 为什么我容易被电子邮件分散注意力?

答案:因为我不断地被诱惑去查收电子邮件。而不是去做重要的项目工作。

为什么#3 为什么我总是想查看我的电子邮件,而不是去做重要的项目工作?

答案:因为我希望自己能积极回应。

为什么#4 我为什么要积极回应?

答案:因为我不想错过重要的邮件,也不想让紧急的信息处于未读状态。

为什么#5 为什么我不想错过重要的电子邮件,不想让紧急的信息处于未读状态?

答案:因为我不想让我的经理或同事认为我没有有效地完成我的工作。

注意:你不必止步于五个为什么,如果你认为你可以继续深入下去,就这样做。

为什么#6:为什么我担心我的经理或同事会认为我没有有效地完成我的工作?

答案:因为我的团队在本季度有非常困难的目标要实现,而我担心我们无法实现这些目标。

第三步:从根源上解决问题

你已经确定了自己生产力低下的根本原因:你对实现本季度困难目标的担忧,现在你可以制定对策,避免因这些目标的压力而带来的阻塞和分心,比如:

与你的经理讨论制定可实现的目标,或重新审视你在本季度初制定的目标。

与你的团队就沟通规范达成一致,这样你就不会感到有压力而不断查看工作邮件和消息。

第四步:解决次要因素

通过 “五个为什么”的过程,你可以确定生产力问题的根本原因,以及次要因素。

在上述例子中,电子邮件并不是生产力问题的根源,但它是一个分散注意力的浪费时间的因素(后面会有更多介绍)。有一些方法可以解决这个问题:电子邮件重度使用者可以使用这些技巧来减少收件箱的焦虑,并以两倍的速度查收电子邮件。

社交媒体是另一个常见的影响因素,有一些方法可以减少社交媒体对你的生产力的负面影响:

通过记录你的社交媒体时间来激励你改变习惯。现在的手机都可以回顾你的屏幕时间使用情况,或者你可以使用像RescueTime这样的应用程序来记录你在电脑上的使用情况。

关闭通知,并在社交媒体上设置时间限额,以便你只能在特定时间内访问你的账户,或每天在有限的时间内使用相关App(类似于家长控制)。有意的拖延可以使你的工作效率更高......只要是有时间限制的!

Offtime这样的App可以阻止社交媒体等分散注意力的应用程序。或者Flipd可以在预先确定的时间内屏蔽一些App,这样你在忙于工作时就无法打开这些App。

如何避免浪费时间?

即使你对你的生产力问题的根本原因有一个清晰的认识,也可能在一些地方继续消耗你的时间,阻碍你的进展。

例如,社交媒体可以让你的大脑得到愉快的休息......但有时你会掉进网络热点和有趣视频的无底洞里,花费的时间比你预期的长得多。我们每天平均花145分钟(或近2.5小时)在社交媒体上,甚至花更多时间检查和回复电子邮件。

其结果是什么?你的时间压力更大,离实现你的目标更远了。下面是如何避免常见的6种浪费时间的方式。

六种浪费时间的方式

1. 没有议程的会议

我们都经历过这样的情况:被困在会议室里,而议程却偏离了方向!设置一个明确的目标或议程来指导会议,使其更有成效。

2. 在消磨时间的工作上浪费时间

消磨时间的工作很耗费时间,而且没有什么有价值的产出。看看你在哪些方面可以改进流程,以减少消磨时间的工作(或将其委托给其他人)。

3. 沟通不畅

当你传达信息不清楚,会让自己失去时间。应该努力简洁和直接的进行沟通。

4. 永远在做计划

注意到自己过度计划过程,可以把你的计划分解成可管理的目标,按周、按月、按季度。

5. 分散注意力

浏览社交媒体或观看视频来寻求精神休息是很自然的。但要限制你刷社交媒体的时间......并坚持下去!

6. 持续的干扰

推送通知(新的电子邮件、短消息、社交媒体、即时通讯)迫使你在听到提示音时做出条件反射。修改你的推送提醒设置,以确保不会受到干扰。

如果你的效率最近出现了下滑,“五个为什么”的方法可以帮助你深入挖掘,找到问题的根源,这样你就可以避免分心,在更短的时间内完成更多的工作。

译者:蒂克伟


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